(ГК Софтбаланс)

Уже несколько месяцев в нашей стране действует новый порядок применения ККТ, по которому любые регистрационные действия с кассовыми аппаратами с ЭКЛЗ запрещены. Те предприятия, у которых заканчивается ЭКЛЗ, обязаны перейти на работу с Фискальными Накопителями, доработав свою старую кассу или купив новую. И этот процесс невозможно остановить, потому что при окончании срока действия ЭКЛЗ (а это всегда первое число 13-ого месяца после ее активации) касса просто блокируется и работать дальше на ней невозможно.

Все это накладывается на ситуацию острого дефицита фискальных накопителей и касс с ними, которая наблюдается уже несколько месяцев. По всем заверениям ФНС и министерств, отвечающих за переход на on-line кассы, такой дефицит вызван ажиотажным спросом и действиями спекулянтов, потому что по их данным из 600 тыс. выпущенных фискальных накопителей на учет поставлены только 300 тыс., а еще 300 тыс. ждут своего часа на складах тех самых перекупщиков. Однако при этом не стоит забывать, что у нас в стране примерно 1,2 млн. касс, и простая математика показывает, что за май и июнь нужно выпустить еще минимум 600 тыс. ФН, а это ровно столько, сколько было выпущено за предыдущие 7 месяцев.

Наблюдая такую ситуация в стране, представители ФНС на всех семинарах и выступлениях не устают повторять, что они не будут применять санкции, выписывать штрафы и отзывать лицензии у добросовестных участников рынка, а все их действия будут направлены только на информирование и помощь предприятиям в переходе на новый порядок работы с ККТ. 6 апреля 2017 года ФНС выпустила письмо N ЕД-4-20/6453@ «О проведении контрольных мероприятий в отношении налогоплательщиков, реализующих алкогольную продукцию». Пункт 3 данного письма поручает нижестоящим налоговым органам проинформировать каждого конкретного налогоплательщика, указанного в перечне, о положениях федерального законодательства, в соответствии с которыми при наличии обстоятельств, указывающих на то, что индивидуальными предпринимателями, являющимися налогоплательщиками, применяющими патентную систему налогообложения и единого налога на вмененный доход, реализующими алкогольную продукцию без применения контрольно-кассовой техники, были приняты все меры по соблюдению требований законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники, указанные лица к ответственности не привлекаются (части 1 и 4 статьи 1.5, часть 1 статьи 2.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, письмо Минфина России от 27.03.2017 N 03-01-15/17554).

В письме Минфина России от 27.03.2017 N 03-01-15/17554 сказано, что "в целях установления факта принятия исчерпывающих мер по соблюдению указанных выше требований законодательства Российской Федерации может быть исследован заключенный пользователем договор поставки фискального накопителя на предмет разумного срока до окончания действия блока ЭКЛЗ или до определенного законодательством Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники предельного срока возможности его использования ".

Получается, что тот, кто не успевает получить оплаченный ФН или кассу с ним, но имеет на руках счет и договор с поставщиком, будет считаться добросовестным налогоплательщиком. При этом он сможет работать на старой ККТ, пока не заменит ее на новую с ФН или не доработает. А как быть тем, у кого срок действия ЭКЛЗ закончился и касса заблокировалась?

Согласно письму ФНС и Минфина они также могут продолжить работу. Но для этого у них есть несколько вариантов:

1. Отключить заблокированную ККТ и продолжить торговлю, выписывая чеки покупателям от руки.
2. Перевести ККТ в режим чеко-печатающей машины, при которой она не будет обращаться к ЭКЛЗ, но сможет и дальше печатать чеки. Не со всеми моделями ККТ такое возможно.
3. Обратиться в ЦТО и установить в кассу новую ЭКЛЗ, не регистрируя эту операцию в ФНС.

Все три варианта являются нарушением правил работы с ККТ, но при наличии у вас документов, подтверждающих, что вы ожидаете поставку ФН или ККТ с ним, контролирующие органы не будут вас наказывать. У каждого варианта есть свои плюсы и минусы. Первый вариант замедлит обслуживание покупателей, но при небольшом их потоке позволит продолжить работу с наименьшими затратами. Но нужно помнить, что "мягкие чеки", выписанные от руки, дают сотрудникам дополнительные возможности для злоупотреблений.
Второй вариант никак не снизит скорость обслуживания покупателей и уровень сервиса, т.к. чеки будут все также печататься автоматически, но, как мы уже указывали ранее, далеко не все модели кассовых аппаратов поддерживают такую функцию, как отключение ЭКЛЗ и перевод в режим принтера чеков.
Третий вариант подойдет всем и позволит продолжить работу в старом режиме в ожидании перехода на on-line, но при этом предприятию придется купить новую ЭКЛЗ, понимая, что эти затраты оно понесет впустую и ее придется выкинуть через несколько недель. Хотя цены на ЭКЛЗ скорее всего будут снижены, т.к. этот товар и так уже никому не нужен, а продать ее клиенту даже по бросовой цене для ЦТО лучше, чем просто выкинуть.

Срок эксплуатации ЭКЛЗ: 12 месяцев + 1 месяц на замену (итого максимум 13 месяцев). ЭКЛЗ блокируется 1-го (календарного) числа 14-го месяца с начала эксплуатации. Начиная с 11-го месяца срока эксплуатации ЭКЛЗ, ККТ печатает в Z-отчётах напоминание о приближающейся замене: "ЭКЛЗ близка к заполнению ".

Важно!

Настоятельно рекомендуем решать вопросы, связанные с заменой блока ЭКЛЗ заблаговременно (ровно через 12 месяцев после активации ЭКЛЗ), не дожидаясь, когда кассовый аппарат будет заблокирован и простой в работе ККТ будет гораздо большим. Также обращаем Ваше внимание, что плановая замена блоков ЭКЛЗ коснется всех ККТ, находящихся на учете в Вашей ИФНС, а следовательно возможно образование очередей в первых числах месяца.

Отдельно хотим напомнить клиентам, которые зарегистрировали свои ККТ в ноябре: ККТ заблокируется 1 января , следовательно инспекция сможет дать разрешение на замену только после новогодних праздников. Оплату услуг, связанных с заменой блока ЭКЛЗ, желательно провести заблаговременно, поскольку количество ЭКЛЗ в резерве ЦТО ограничено.

Документы для замены ЭКЛЗ

Также современные ККМ оборудованы ЭКЛЗ. Термин «ЭКЛЗ» расшифровывается как «электронная контрольная лента защищенная».

Основное предназначение ЭКЛЗ: дополнять фискальную память ККМ, фиксировать каждый чек / операцию. Данные, записываемые в ЭКЛЗ, шифруются: «открутить» пробитый ранее чек не получится.

Сроки замены ЭКЛЗ

ЭКЛЗ рассчитана на работу в течение 13 месяцев с момента активации. Если в течение 13 месяцев с момента активации был пробит только один чек – ЭКЛЗ все равно заблокируется и потребуется ее замена. За 2-3 месяца ККМ начнет выдавать системное сообщение: «ЭКЛЗ близка к заполнению». Выдавать это сообщение ККМ будет при снятии X- и Z-отчетов, распечатывая сообщение в самом начале кассовой ленты.

Когда нужно менять ЭКЛЗ

Замена ЭКЛЗ производится в следующих случаях:

1. При заполнении ЭКЛЗ (более чем на 90%)
2. При истечении установленного срока эксплуатации (13 месяцев)
3. При перерегистрации ККМ на другое юр. лицо или ИП
4. При неисправности ЭКЛЗ

Процедура замены ЭКЛЗ

Итак, пришло время менять ЭКЛЗ. Как выглядит процедура замены ЭКЛЗ?

Все операции по обслуживанию ККМ выполняет и ремонта кассовых аппаратов (далее – ЦТО), с которым у Вас должен быть заключен договор. Мы надеемся, что этим ЦТО будет лучшее крымское ЦТО — Аллат

Самое сложное при замене ЭКЛЗ – это выбрать время.
В среднем, на замену ЭКЛЗ требуется день. И в этот день у Вас в офисе кассир не сможет принимать наличные денежные средства (кассовой машины не будет на месте). Если ККМ несколько – то проблема снимается (сначала будет замена ЭКЛЗ на одной машине, потом на другой). А если ККМ только одна в офисе? Можно выбрать утро пятницы или утро понедельника – то время, когда у Вас меньше всего клиентов.

Итак, Вы выбрали день. Вы обращаетесь в свой ЦТО с просьбой провести замену ЭКЛЗ в удобное для Вас время. ЦТО выделяет механика, который будет проводить замену, выставляет счет на оплату.

(RNDIS, по USB кабелю)

Находясь на рабочем столе нажмите правой кнопкой мыши на значек сети (выделенный красным квадратом)

2.Откроется контекстное меню, где..

Согласно порядка перехода на новый формат торговли по ФЗ-54 старые кассы можно будет использовать до 01.07.17. Но уже с 01.02.17 поставить на учет новую кассу или перерегистрировать старую можно будет только с ФН и с подключением к ОФД. Но что понимать под термином «перерегистрация »? Это любые регистрационные действия с ККТ или только снятие и постановка на учет с изменением реквизитов владельца?

В Cтатье 4.2. «Порядок регистрации, перерегистрации и снятия с регистрационного учета контрольно-кассовой техники» (введена Федеральным законом от 03.07.2016 N 290-ФЗ) указан новый порядок действий по регистрационным действиям с ККТ, который вступает в силу с 01.02.2017 года. Это требование зафиксировано в Статье 7.4 Федеральный закон от 03.07.2016 N 290-ФЗ:

«Организации и индивидуальные предприниматели, обратившиеся с 1 февраля 2017 года с заявлением о регистрации (перерегистрации) контрольно-кассовой техники в налоговые органы, обязаны заключить договор с оператором фискальных данных и осуществлять передачу фискальных данных в налоговые органы в электронной форме через оператора фискальных данных, за исключением случая, указанного в пункте 7 статьи 2 Федерального закона от 22 мая 2003 года N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа" (в редакции настоящего Федерального закона)».

Но не в одном из этих пунктов ФЗ не указано, является ли замена ЭКЛЗ такой «перерегистрацией ». На наш прямой вопрос об этом разные представители ФНС в разных регионах давали разные ответы.

Окончательный ответ на этот вопрос мы нашли на сайте ФНС в разделе «Часто задаваемых вопросов » о новом порядке применения контрольно-кассовой техники.

«Если срок действия ЭКЛЗ истек после 1 февраля 2017 года, то организации или индивидуальному предпринимателю необходимо перейти на новый порядок»

Получается, что срок службы старых ККТ ограничивается ни 01.07.17, а датой замены ЭКЛЗ в них, или датой любой другой операцией, требующей обращения в ФНС за изменением каких-то регистрационных данных по ККТ.

Чем это грозит владельцам?

1. Тем, кто готовится перейти на новый порядок работы с ККТ уже после 01.02.17 нужно учитывать даты замены ЭКЛЗ по каждой кассе, чтобы синхронизировать свой график с этими событиями.

2. Нужно помнить, что с 01.02.17 каждая касса, работающая в старом формате с ЭКЛЗ, превращается в «мину замедленного действия», потому что любая поломка с этой даты будет автоматически означать необходимость замены кассы на новую или ее экстренную доработку. Потому что многие ремонты кассы требуют замены ее электронных компонент, что в свою очередь, требует их регистрации в ФНС, а это сделать будет уже не возможно. Поэтому по каждой такой кассе нужно иметь в запасе под рукой комплект доработки или возможность ее оперативной замены на кассу с ФН.

3. Если вы все-таки решили оставить старую кассу в эксплуатации, то имеет смысл озаботиться ее профилактическим ремонтом заранее, до 01.02.17. Возможно, будет проще перерегистрировать ее с заменой ЭКЛЗ, чем рисковать необходимостью такой замены после февраля 2017. Безусловно, это имеет смысл делать только для тех касс, которые вы точно не сможете доработать до новых требований ФЗ-54 или для тех предприятий, которые не планируют продолжать работу во второй половине 2017 года.

Расплывчатые формулировки законов добавляют в работу предприятий нашей страны серьезные риски. Ведь сбои в работе кассы могут привести к остановке работы всей организации. А если к этим рискам добавить нехватку и нестабильную работу нового кассового оборудования, возможные ошибки во взаимодействии с ФНС и ОФД по новым для всех правилам, огромные объемы кассового оборудования, подлежащего замене, то становится понятно, что риски превращаются в явную угрозу. Многие помнят, с какими сбоями проходило внедрение ЭКЛЗ и как непросто сейчас идет внедрение ЕГАИС. Остается лишь надеяться, что переход на on-line кассы станет исключением из этого грустного списка.

ЭКЛЗ – «электронная контрольная лента защищенная» – является важнейшей составляющей любого кассового аппарата. Налоговая инспекция не регистрирует ККТ, не оснащенные блоком ЭКЛЗ. О порядке замены, снятия с учета, заполнения паспорта и регистрации ЭКЛЗ читайте в нашем материале.

Для чего нужна ЭКЛЗ?

Фискальная память – это «память» любой контрольно-кассовой машины, в которой фиксируется вся информация о каждой операции, пробитой на кассовом аппарате. «В помощь» фискальной памяти ККТ работает именно Электронная контрольная лента защищенная – это некий «черный ящик», опломбированный блок, который находит внутри ККМ. В этой маленькой коробочке фиксируются и зашифровываются все данные каждого чека и операции. Тем самым «открутить» чеки и подменить одну информацию о денежных операциях другой становится невозможно – ведь функция ЭКЛЗ заключается именно в защите фискальной памяти устройств. Но если в фискальной памяти фиксируется только суточная выручка фирмы (проведение, так называемого, Z-отчета), то электронная контрольная лента защищенная фиксирует каждую операцию, проведенную данной ККМ. Кроме того, лента обладает специальной защитой от изменения данных.

Начиная с 2004 года все кассовые аппараты оснащаются производителями ЭКЛЗ, а в случае перерегистрации контрольно-кассовой машины в налоговой службе, которая не была оснащена ЭКЛЗ, то обязательна ее доработка и оснащение ЭКЛЗ – в противном случае ФНС ее просто не зарегистрирует. По словам специалистов, внедрение ЭКЛЗ в кассовые аппараты нашей страны было вызвано необходимостью предотвращения «скручивания» счетчиков контрольно-кассовых машин, а значит «обнулить» кассу и обмануть государство сегодня невозможно.

Через определенное время ЭКЛЗ требует замены – этим занимаются специализированные Центры технического обслуживания ККТ. Специалисты центра, с которым та или иная фирма заключила договор на обслуживание ККТ, также готовят документы для регистрации ЭКЛЗ, после регистрации – активируют ее, а затем осуществляют замену ленты в установленном порядке.

Хранить блок ЭКЛЗ необходимо в течение последующих пяти лет так же, как и бумажную контрольную ленту. Но, как известно блок ЭКЛЗ имеет ограниченный срок эксплуатации и через определённое время требуется его замена.

Замена ЭКЛЗ: сроки, процедура, требования

С момента регистрации ККМ в налоговой службе начинается отсчет времени работы ЭКЛЗ. Если блок ЭКЛЗ уже менялся, то отсчет времени начинается именно момента его замены. Ровно через 13 месяцев в ЭКЛЗ нужно будет менять – лента рассчитана именно на этот период работы. И даже если за это время будет пробито всего несколько чеков, то ЭКЛЗ все равно следует заменить, так как она в любом случае заблокируется.

При больших объемах продаж в фирме ЭКЛЗ также может полностью заполниться уже спустя полгода, и тогда понадобится ее срочная замена. Поменять ленту требуется и в том случае, когда контрольно-кассовая техника передается в пользование другой фирме. Для того, чтобы «напомнить» владельцу ККМ о том, что время замены ленты подходит, контрольно-кассовая машина будет выводить системное сообщение на чеках при снятии Z-отчетов о выручке за день с ормулировкой: «ЭКЛЗ близка к заполнению».

Все операции, связанные с заменой ЭКЛЗ, выполняет сертифицированный центр технического обслуживания ККТ, с которым фирма подписала договор. В среднем на замену ЭКЛЗ уходит день, и поэтому предварительно для осуществления процедуры замены необходимо подготовить пакет документов:

• заявление замену ЭКЛЗ в трех экземплярах;
• продленный действующий договор на обслуживание с ЦТО;
• договор аренды помещения фирмы;
• карточку регистрации ККМ в ФНС;
• паспорт контрольно-кассовой машины;
• паспорт версии данной ККМ с дополнительным листом;
• паспорт той ЭКЛЗ, которая находится внутри ККМ;
• журнал кассира-операциониста (по форме КМ-4) и журнал вызова технического специалиста (КМ-8);
• последний Z-отчет о выручке за день и три его копии.

Для того, чтобы осуществить замену ЭКЛЗ, в ЦТО должен обратиться либо руководитель организации, либо его доверенное лицо (то есть должна быть оформлена и заверена доверенность). Затем:

• контрольно-кассовая машина доставляется в ЦТО с пакетом необходимых документов;
• специалисты ЦТО должны выписать акты о снятия показаний счетчиков фискальной памяти, а также акт технического состояния кассы;
• все акты и документы заверяются работниками ЦТО, а затем руководителем фирмы или его доверенным лицом;
• далее руководитель фирмы или его доверенное лицо должны проехать в инспекцию ФНС, в которой зарегистрирована ККТ и получить разрешение на замену ЭКЛЗ, имея при себе весь пакет документов, приведенных выше, а также заполненные сотрудниками ЦТО акты по форме КМ-2;
• только после получения разрешения на замену ЭКЛЗ из ФНС работники ЦТО имеют право приступать к замене ленты;
• после замены ЭКЛЗ сотрудники ЦТО заполняют все необходимые документы и акты;
• заказчик забирает ККМ с новой лентой и все заполненные документы. Теперь на кассовом аппарате можно работать и проводить денежные операции;
• все документы после замены ЭКЛЗ кассы необходимо сдать в инспекцию федеральной налоговой службы в течение пяти рабочих дней после процедуры.

Напомним, хранить использованную и замененную ЭКЛЗ предприятие должно в течение пяти лет.

Регистрация и снятие с учета ЭКЛЗ

Как уже говорилось выше, зарегистрировать ККТ без ЭКЛЗ сегодня невозможно, но и отдельной регистрации ЭКЛЗ не требует. В том случае, если производилась замена ЭКЛЗ, то действовать необходимо согласно порядку, приведенному выше, а если ККМ новая и будет регистрироваться в налоговой впервые, то и ЭКЛЗ будет зарегистрирована одновременно с кассовым аппаратом.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.

Регистрации контрольно-кассовой техники организаций осуществляется в налоговой инспекции по месту нахождения данной ККТ, а ИП должны регистрировать свой кассовый аппарат по месту регистрации ИП. Для регистрации ККТ необходимо подготовить следующий пакет документов: ИНН фирмы, ОГРН, уведомление о постановке на учет в ИФНС, заявление о регистрации ККТ, заполненный акт по формеКМ-1 «О переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» в двух экземплярах, паспорт ККМ, паспорт версии ККМ (с дополнительным листом), паспорт ЭКЛЗ, договор на техническое обслуживание ККМ из ЦТО, новый журнал кассира-операциониста, паспорт руководителя организации.

После приема заявления и полного приема документов в налоговую, но не позднее пяти дней с этого момента, производится регистрация ККМ и процедура фискализации в присутствии механика центра технического обслуживания, инспектора НФС и представителя фирмы. В налоговую инспекцию доставляется кассовый аппарат, инженер проверяет его целостность, вводит все данные в ККМ, программирует ее, устанавливает защитный код от взлома, специалист ЦТО осуществляет пломбировку корпуса ККМ, заполняет техпаспорт ККМ и журнал. Для проверки всех настроек пробивается пробный чек.

После проведения фискализации в обязательном порядке должны быть оформлены следующие документы: в журнал учета ККМ вносятся данные об идентификационном номере кассового аппарата, акт об обнулении счетчиков (по форме КМ-1), пробный чек, Z-отчет и фискальный отчет, отчет по ЭКЛЗ.

После проведения данной процедуры, инспектор ФНС в течение трех дней должен оформить карточку регистрации ККМ, затем данную карточку и весь пакет документов на ККМ получает в инспекции руководитель организации.

Если у владельца ККТ возникает необходимость снять с учета кассовый аппарат (к примеру, замена модели ККМ, или в случае, если окончился срок использования ККМ, или при смене владельца кассового аппарата, в случае закрытия фирмы), то для осуществления этой процедуры также необходимо обратиться в налоговую службу и предоставить пакет документов: заявление на снятие с учета ККМ, предоставить регистрационную карту на ККМ, а также паспорт ККМ, журнал кассира-операциониста, кассовую книгу или книгу учета доходов и расходов, а также заполненный акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков по форме КМ-2, заполненный специалистами ЦТО, а также отчет о содержимом блока фискальной памяти, к примеру, последний чек, пробитый данный кассовым аппаратом.

После проверки всех документов инспектор ФНС дает разрешение на закрытие блока памяти ЭКЛЗ – то есть с этого момента пробить чек при помощи данной ККМ будет уже невозможно. Блок ЭКЛЗ должен будет быть передан владельцу ККМ на хранение в течение положенных пяти лет.

Паспорт ЭКЛЗ

Каждый экземпляр электронной контрольной ленты защищенной имеет свой паспорт, который идет в комплекте при покупке изделия. Данный документ имеет общие сведения об изделии (что это за модуль, для чего предназначен), содержит отметку об сертификате соответствия и допуске в эксплуатацию ФСБ России; важным пунктом паспорта является порядок ввода в эксплуатацию ЭКЛЗ и ее активизации. Также в паспорте в обязательном порядке перечисляются основные технические данные ленты, расписываются те функции, которые ЭКЛЗ выполняет, перечисляются условия эксплуатации изделия, его габариты, питание, комплектность, информацию о сроках эксплуатации и гарантии поставщика.